تشریح عملکرد اداره روابط عمومی و امور فرهنگی تامین اجتماعی قم

به گزارش پایگاه 598، به نقل از  پایگاه اطلاع رسانی اداره کل تامین اجتماعی قم، " محمد تلخابی " در گفت و گویی به مناسبت هفته روابط عمومی و ارتباطات اظهار کرد: هر سازمانی برای رسیدن به اهداف و حفظ پویایی و حیات خود نیازمند تعامل با مخاطبان درون و برون سازمان است و درک متقابل و تفاهم با مخاطبین ، نقش موثری در بهبود رویه ها و رفع نقاط ضعف و تقویت ارکان موثر آن مجموعه دارد.

به گفته وی سازمان تامین اجتماعی با گستره میلیونی مخاطبان آن، سازمانی توسعه گراست که می تواند با پویائی و تحرک ویژه ، نقش محوری در ارتباطات جامعه عظیم کارگری و کارفرمائی این مرز و بوم داشته باشد.

**وظایف اصلی روابط عمومی
این فعال حوزه روابط عمومی ، مخاطب شناسی، شناخت افکار عمومی، سنجش میزان انتشار پیام، سنجش بازتاب پیام، تدوین برنامه ای مرتبط و ارزیابی برنامه ها را از وظائف اصلی روابط عمومی می داند که در قالب فعالیتهای تبلیغاتی و نمایشگاهی، پژوهش و افکار سنجی، سمعی و بصری، ارتباطات رسانه ای، مدیریتی و آموزشی ، انتشاراتی، ارتباطات مردمی و کارهای ابتکاری و نوآورانه جلوه می یابند.

تلخابی گفت: یک برنامه روابط عمومی موثر و منطقی باید مبتنی بر اهداف روشن و دقیق باشد و مخاطب خاص خود را به درستی شناخته و شیوه ای ارائه نماید تا توجه وی را به خود جلب کند.

وی افزود: در اداره کل تامین اجتماعی استان قم نیز با تاکید بر نقش و اهمیت روابط عمومی در اطلاع رسانی و اطلاع یابی ، در سالهای اخیر تحولاتی بزرگ برای قرار دادن روابط عمومی در مسیر اصلی اش شکل گرفته است.

**روابط عمومی الکترونیک
رییس اداره روابط عمومی و امور فرهنگی اداره کل تامین اجتماعی استان قم با بیان این که ارتباطات رسانه ای، بزرگترین اثر را بر موفقیت یا شکست برنامه روابط عمومی دارند تصریح کرد: فضای جدید رسانه ای، تریبون های بیشتری برای ارتباطات در اختیار روابط عمومی ها قرار داده و می توان از آنها جهت تبلیغات هدفمند استفاده نمود.

وی ادامه داد: گذر از روابط عمومی ساده به الکترونیک و پس از آن روابط عمومی دیجیتال، آنلاین و سایبر سرفصل کاری ساختارهای پویا و به روز است.

تلخابی خاطرنشان ساخت: سهولت ، سرعت گرفتن و فراگیر شدن ارتباطات دلیل تمرکز بر این نوع فعالیت هاست و گامهای خوبی در این مسیر  برداشته شده است که می توان از به روز رسانی سیستم ندای تامین 1420 و ارتقاء آن به اداره ارتباط مردمی و خدمات نوین، به روز رسانی پایگاه اطلاع رسانی اداره کل حتی در روزهای تعطیل و ساعات غیر اداری و حضور گسترده و هدفمند در فضای مجازی و بویژه پیام رسان های داخلی نام برد.

**تغییر رویه ها
وی گفت: در واحدهای روابط عمومی که فعالیت های روتین زیاد است نیاز به مستندسازی و ایجاد رویه های ثابت از اهمیت بسزائی برخوردار می باشد و در همین راستا با تشکیل بایگانی رایانه ای برای نخستین بار گامهای خوبی در مسیر تحقق این امر برداشته شده است.

*حضور فعال در اجرای طرح های سازمانی
تلخابی تاکید کرد: اداره روابط عمومی و امور فرهنگی اداره کل تامین اجتماعی استان قم به محض ابلاغ طرح های مصوب سازمانی از سوی مرکز با حضور در جلسات فنی و کاری ، مصوبات جلسات را با ریزبینی و نکته سنجی به نحو مطلوب پیگیری کرده است که طرح هایی مانند پرداخت متمرکز مستمری ها، بیمه اتباع خارجی، معاینات قبل از استخدام و خدمات الکترونیک و غیرحضوری در قالب طرح 3070  از جمله این طرح های ملی است.

وی افزود: تهیه و درج خبر در سایت اداره کل و ارسال آن به سایتهای خبری و خبرگزاری ها و نیز نشریات استانی، ارسال پیامک به گروه های هدف، تهیه و توزیع پوستر و بنر و پلاکارد به همراه اطلاع رسانی در فضای مجازی از جمله اقدامات در اجرای مطلوب طرح های سازمان می باشد.

*گسترش و تعمیق همکاری حرفه ای ، سازنده و هدایتگر با فعالان رسانه ای
رییس اداره روابط عمومی و امور فرهنگی اداره کل تامین اجتماعی استان قم اظهار کرد: در سال 1400 بیش از چهل هزار بار اخبار این اداره کل با محوریت اطلاع رسانی قوانین و مقررات در رسانه های گروهی اعم از دیداری، شنیداری، مکتوب و فضای مجازی در سطح استانی و ملی منتشر گردید.

وی گفت: حضور  مستمر در برنامه های زنده رادیویی و تلویزیونی صدا و سیمای مرکز قم در سال 1400 و تشریح قوانین ، مقررات و تعهدات مختلف سازمان تامین اجتماعی و همچنین پاسخگویی به سئوالات مردمی برای شنوندگان و بینندگان از جمله فعالیتهایی بود که با همکاری خوب مدیران رسانه ملی در استان قم انجام شد.

تلخابی ادامه داد: در راستای اجرای دغدغه دولت مردمی و خدمتگزار ، اداره روابط عمومی این اداره کل تمام قوانین ، بخشنامه ها و آیین نامه های مورد استفاده مخاطبان و شرکای اجتماعی خود را در قالب خبر تهیه و در برخی موارد هم با بازانتشار اخبار ، اطلاع رسانی نموده است.

وی گفت: تمام تعهدات و خدمات سازمان در بخش بیمه ای در قالب خبر و گزارش خبری اطلاع رسانی شده است.

*فعالیت های حوزه سایت اداره کل  WWW.QOM.TAMIN.IR
وی در خصوص فعالیتهای سایت اداره کل تامین اجتماعی قم افزود: با استعانت از خداوند متعال و همکاری تمام همکاران محترم ستادی و شعب تابعه، سایت این اداره کل توانست برای  نهمین سال پیاپی در بین بیش از 100 سایت استانی ادارات کل و مدیریت های درمان و بیمارستانهای ملکی سازمان در سراسر کشور به مقام نخست و کسب عنوان « پربازدیدترین » سایت استانی سازمان تامین اجتماعی برسد.

تلخابی ادامه داد: تعداد بازدید سایت این اداره کل در سال 1400 به رقم پنج میلیون و 498 هزار و 652 بار بازدید رسید که نسبت به سال 99 با رشدی معادل 42 درصد مواجه بوده است.

*فعالیت های حوزه فنی و حرفه ای
رییس اداره روابط عمومی و امور فرهنگی اداره کل تامین اجتماعی قم در خصوص فعالیتهای حوزه فنی و حرفه ای این واحد در سال 1400 گفت: پوشش خبری و تصویری 107 برنامه، نشست، جلسه و بازدید ، تهیه و چاپ 52 پلاکارد و بنر مناسبتی ، تهیه و توزیع  بیش از 231 هزار نسخه بروشور، تراکت و پمفلت اطلاع رسانی تعهدات و خدمات سازمان در شعب تابعه ، به روز رسانی تابلوهای دیجیتال اطلاع رسانی در شعب و بارگزاری تصاویر مراسم مختلف اداره کل در سایت استان از اقدامات انجام شده در این حوزه است.

*تولید و انتشار خبر
وی اظهار کرد: اداره روابط عمومی و امورفرهنگی اداره کل تامین اجتماعی قم در سال گذشته 312 خبر،گزارش و رپرتاژ از برنامه ها، مراسم، قوانین و آیین نامه های سازمان برای آگاهی مخاطبان تولید و منتشر کرد.
وی افزود: در این راستا با 14 خبرگزاری،10 سایت خبری تحلیلی، 7 نشریه مکتوب و صدا و سیمای مرکز استان قم تعامل ویژه و ارتباط دوسویه برقرار شد.

*استفاده حداکثری از توان فضای مجازی
تلخابی گفت: در سال گذشته بیش از 951 خبر کوتاه تهیه و با ارجاع لینکی در فضای مجازی منتشر شد که با استقبال گسترده مخاطبان و افزایش کاربران سایت اداره کل مواجه گردید.

*اطلاع رسانی پیامکی
وی اطلاع رسانی پیامکی را یک کار ابتکاری در حوزه روابط عمومی این اداره کل نام برد و تصریح کرد: در سال 1400 با به روز رسانی سیستم پنل پیامکی اداره کل در مجموع سه میلیون و 412 هزار و 590 پیامک در زمینه های مختلف اطلاع رسانی قوانین و مقررات و آگاهی رسانی به مخاطبان و گروههای هدف در خصوص اجرای طرح های مهم ارسال گردید.

وی گفت: اطلاع رسانی پیامکی در سال 1400 در مقایسه با سال پیش از آن بیش از 15 درصد رشد داشته است.

*پیگیری و پاسخگویی به درخواست های مردمی
رییس اداره روابط عمومی و امور فرهنگی اداره کل تامین اجتماعی استان قم گفت: یکی از وظایف اصلی روابط عمومی در دستگاههای اجرایی پیگیری و پاسخ به درخواست مردم و مخاطبان  است.

وی افزود: در سال گذشته 684 مورد درخواست مردمی از طریق سایت اداره کل (120 مورد)، تماس تلفنی(458 مورد) و برقراری ارتباط با پنل پیامکی (106 مورد) به ثبت رسید.

تلخابی اظهار کرد: 62 درصد درخواست ها مربوط به امور فنی بیمه شدگان و با موضوعاتی درباره حق بیمه سربازی، بیمه قالی بافان، بیمه کارگران ساختمانی، بیمه رانندگان و ... بود.

وی ادامه داد: درخواست های مردمی مرتبط با حوزه امور مستمری بگیران 28 درصد مجموع درخواست ها را تشکیل می دهد که بیشتر آنها با موضوع بازنشستگی، مشاغل سخت و زیان آور، پرداخت به موقع مستمری و ... می باشد.

وی خاطرنشان کرد: 10 درصد درخواست های مردمی نیز به حوزه نامنویسی ارتباط داشت که عمده ترین آن بحث فرایند ادعای سابقه بود.

*بارگزاری آیات قرآن کریم
تلخابی در زمینه بارگزاری روزانه آیاتی از قرآن کریم در سیستم اتوماسیون کارکنان گفت: در سال 1400 در تمام روزهای کاری آیاتی از قرآن مجید به همراه تفسیر و معنی آیه در ابتدای وقت برای همکاران از طریق سیستم اتوماسیون ارسال شد که استقبال آنان را به دنبال داشت.

وی افزود: در این بخش 307 آیه در سیستم بارگزاری گردید که علاوه بر آن ، تمام آیات به همراه تفسیر و معنی در بخش بایگانی الکترونیک روابط عمومی موجود است.

*برگزاری برنامه ها و نشست ها
وی با بیان این که در سال 1400 بیش از 50 برنامه مختلف در حوزه های اجتماعی، فرهنگی و فنی در دو بخش درون سازمانی و برون سازمانی اجرا گردید اظهار کرد: برنامه های هفته کارگر، هفته تامین اجتماعی ، انتخاب کارفرمای نمونه ، دوره های آموزشی برای شرکای اجتماعی، هفته دولت ، دهه فجر، مسابقات فرهنگی هنری ورزشی ، هفته دفاع مقدس ، انتخاب بازنشسته نمونه ، دوره آموزش تخصصی قرآن کریم ، نشست های تعاملی با شرکای اجتماعی ، شورای اداری ، شورای فرهنگی ، شورای احیای امر به معروف و نهی از منکر ، کمیته عفاف و حجاب و ... از جمله مهم ترین برنامه های اجرا شده اداره کل در سال گذشته بود که با پیگیری و اجرای روابط عمومی به نحو مطلوبی برگزار شد.

*تهیه و انتشار جزوات آموزشی
تلخابی ادامه داد: در سال گذشته  30 جزوه آموزشی ویژه کارفرمایان و بیمه شدگان و مستمری بگیران تهیه و در بخش خدمات غیرحضوری سایت اداره کل تامین اجتماعی استان قم بمنظور استفاده و بهره برداری مخاطبان و شرکای اجتماعی بارگزاری گردید.

*تهیه  آیین نامه های فرهنگی
وی گفت: در سال 1400 برای نخستین بار آیین نامه اقامه نماز تهیه و به تصویب رسید.
وی تاکید کرد: تبیین اهداف و تعیین وظایف و سیاستهای کاری و نحوه برنامه ریزی و اجرای برنامه های حوزه مربوطه از جمله مسائل مطرح و پیش بینی شده در آیین نامه ها می باشد.

*تهیه  سی دی دانستنی های بیمه ای
رییس اداره روابط عمومی و امور فرهنگی اداره کل تامین اجتماعی استان قم تصریح کرد: برای نخستین بار، سی دی دانستنی های بیمه ای توسط این اداره کل  تهیه و منتشر گردید که در آن بیش از 1000 صفحه قوانین، مقررات، تعهدات و خدمات سازمان به همراه فایل پی دی اف بروشورهای اطلاع رسانی و مجموعه مطالب ویژه بیمه شدگان،کارفرمایان و مستمری بگیران بارگزاری شده است.

*تهیه و توزیع پکیج های فرهنگی اطلاع رسانی
وی ادامه داد: مجموعه ای از بروشورهای اطلاع رسانی سازمانی در قالب 2500 پکیج با پوشه برای توزیع بین مخاطبان در برنامه ها و نشست های عمومی درون سازمان و برون سازمانی آماده و توزیع گردید.

*مخاطبان بالقوه و بالفعل
تلخابی اظهار کرد: اداره روابط عمومی و امور فرهنگی اداره کل تامین اجتماعی قم در سال 1400 با برنامه ریزی و تعامل با مخاطبان توانست جایگاه خود در بین آنان را ارتقاء بخشد.

وی با بیان این که بازدید کنندگان سایت اداره کل مخاطبان بالفعل هستند گفت : بارگزاری روزانه اخبار و قوانین به همراه پاسخگویی به سئوالات مخاطبان حتی در ساعات غیر اداری و روزهای تعطیل باعث شده تا مخاطبان اقبال بیشتری به اخبار و قوانین سازمان نشان دهند.

وی ادامه داد: در بخش فضای مجازی نیز روزانه بیش از 10000 نفر مخاطب بالفعل و  25000 مخاطب بالقوه مطالب تامین اجتماعی قم را پیگیری می کنند.

تلخابی افزود: در مجموع اداره روابط عمومی و امور فرهنگی اداره کل تامین اجتماعی استان قم روزانه در حدود 35 هزار مخاطب بالقوه و بالفعل را راهبری کرده و نیازهای اطلاع رسانی بیمه ای آنان را پاسخ می دهد.